Gestione delle anticipazioni (Acconti, caparre, depositi, cauzioni, voucher deposito)

in caso di cancellazione di una prenotazione

Nel caso di cancellazione di una prenotazione che ha associate una o più anticipazioni si possono verificare diverse ipotesi di intervento: restituire quanto anticipato, riutilizzare gli importi con un’altra prenotazione, trattenere gli importi per coprire la penale; ciascuna di queste situazioni prevede una propria gestione.

Primo caso: le anticipazioni vengono restituite. A questo proposito ricordo che l’acconto in quanto tale per legge deve essere restituito, così come depositi, cauzioni e voucher deposito. A differenza della caparra per la quale è facoltà del gestore decidere se trattenerla o restituirla. Questione da non confondere con la gestione della penale che può essere applicata in tutti i casi dove prevista in modo esplicito.

Restituzione di una Caparra (cauzione/deposito/voucher deposito)

• Scollegare le caparre dalla prenotazione (dall’interno della Prenotazione scheda Conti/acconti oppure da Front Office/Conti/Elenco Acconti caparre)
• Aprire Fatturazione varia
• Collegare la caparra
• Emettere uno scontrino a 0 con riferimento alla caparra
• (In alternativa alla fatturazione varia e solo se non si contabilizzano le caparre in Mexal; annullare il documento (da Front Office/Elabora documenti emessi); si perdono però i dati statistici)
• Eliminare la prenotazione

Restituzione di un Acconto

• Scollegare gli acconti dalla prenotazione (dall’interno della Prenotazione scheda Conti/acconti oppure da Front Office/Conti/Elenco Acconti caparre)
• Nel caso di Documento Commerciale
  • Annullare il documento commerciale (elabora Documenti emessi)
• Nel caso di Fattura
  • Aprire Fatturazione varia
  • Collegare l’acconto
  • Emettere nota di credito
• Nel caso di Documento emesso prima dell’utilizzo del registratore telematico
  • Aprire Fatturazione varia
  • Collegare l’acconto
  • Inserire i riferimenti al documento di acconto
  • Emettere nota di credito
• Eliminare la prenotazione

Secondo caso: l’anticipazione viene trattenuta per essere riutilizzata con un’altra prenotazione

Per Acconto e Caparra (cauzione/deposito/voucher deposito)

• Scollegare le anticipazioni dalla prenotazione (dall’interno della Prenotazione scheda Conti/acconti oppure da Front Office/Conti/Elenco Acconti caparre)
• Inserire la nuova prenotazione (anche in un secondo tempo)
• Collegare l’anticipazione alla nuova prenotazione

Terzo caso: l’anticipazione viene trattenuta a titolo di penale. In questo caso le anticipazioni (qualsiasi) devono essere fiscalizzate correttamente: le penali sono esenti iva e devono essere fiscalizzate con un Documento Commerciale o con una fattura. A questo proposito è indispensabile avere preconfigurato una voce di addebito specifica per le penali (apposito check in tabella) con iva esente.

Se la prenotazione è soggetta a penale automatica e sono presenti anticipazioni, non essendoci un apposito automatismo, è necessario tralasciare la proposta automatica di penale per utilizzare una delle modalità sotto riportate.

Penale trattenendo la Caparre (cauzione/deposito/voucher deposito)

• Scollegare le caparre dalla prenotazione (dall’interno della Prenotazione scheda Conti/acconti oppure da Front Office/Conti/Elenco Acconti caparre)
• Aprire Fatturazione varia
  • Aggiungere l’addebito relativo alla penale
  • Collegare le caparre
  • Intestare il conto
  • Emettere un Documento Commerciale o una Fattura
• Eliminare la prenotazione

Penale trattenendo l'Acconto

• Scollegare gli acconti dalla prenotazione (dall’interno della Prenotazione scheda Conti/acconti oppure da Front Office/Conti/Elenco Acconti caparre)
• Aprire Fatturazione varia
  • Aggiungere l’addebito relativo alla penale
  • Collegare gli acconti
  • Intestare il conto
  • Emettere una Fattura
• Eliminare la prenotazione

C’è un quarto caso che non ha soluzione da programma: se è stato emesso un conto anticipato prima dell’arrivo del cliente (operatività che noi sconsigliamo proprio per i problemi che comporta in caso di cancellazione e nelle elaborazioni statistiche)

Richieste di implementazione già inserite per migliorare questa operatività:

RI 57140 Penale No-Show: poter agganciare in automatico l'acconto quando si applica la penale no-show ad una prenotazione in no-show.

RI 45472 Prenotazione con penale: nel caso in cui ci sia una caparra collegata alla prenotazione, si richiede la possibilità di scalarla dalla penale di cancellazione.

RI 28139 Conti: implementare un automatismo per restituire acconti/caparre ai clienti.

RI 30181 Conti: si richiede la possibilità di trasformare un documento fiscale (frutto di un conto anticipato o parziale) in un acconto.