Frequently Asked Question
MODALITA' DI TRASMISSIONE CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT
Confermando tramite il pulsante OK il conto viene chiuso. La trasmissione e conservazione avviene tramite la finestra Elabora Documenti Emessi. Per i dettaglio vedi il paragrafo successivo
RIEPILOGO LIMITAZIONI E VINCOLI
- Nel caso di conti con iva inclusa potrebbero esserci errori di arrotondamento dovuti agli scorpori.
- Le specifiche della fattura pa consentono di poter configurare più documenti correlati e per ciascuno indicare le righe in fattura a cui si riferiscono, tuttavia Passepartout Welcome gestisce attualmente un unico documento correlato relativo a tutte le righe della fattura.
- Non sono gestiti Storni e Acconti (viene visualizzato un messaggio non bloccante), tuttavia è possibile ugualmente generare il file elettronico
- Per le aliquote iva non imponibili il codice deve essere configurato col valore della normativa di riferimento
- Il trasmittente viene configurato prendendo i dati dell’azienda
- La firma digitale, l’invio con PEC e la conservazione sostitutiva sono a carico dell’utente. Gli utenti devono quindi acquistare l’hardware/software necessario alla firma digitale, una PEC e una modalità di conservazione, oppure affidarsi ai vari portali Web che offrono questo servizio e/o ai rispettivi commercialisti.
FATTURA PA E B2B: TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSHUB
In tabella Ubicazione Istat è possibile attivare sia per la fattura PA che B2B la gestione della trasmissione e della conservazione delle fatture tramite l’apposito servizio PassHub.
Questa scelta prevede l’indirizzamento dei documenti all’infrastruttura cloud PassHub di Passepartout.
Per definire le impostazioni tecniche e le responsabilità, sono richiesti:
- La creazione dell’azienda sul sistema PassHub
- La sottoscrizione dei documenti che delegano il soggetto esterno. Tramite la funzione “Scarica delega” è possibile scaricare i documenti di delega fa firmare e inviare al soggetto da delegare.
Oltre ai dati anagrafici (Ragione sociale / Nome Cognome, Partita Iva, Email, Indirizzo, Citta, Provincia, Nazione) sono richiesti i seguenti dati specifici per effettuare la registrazione azienda:
Email PEC – Indirizzo obbligatorio di Posta Elettronica Certificata dell’azienda
Nome/Cognome Rappresentante Legale – Obbligatori solo nel caso di anagrafica azienda di tipo Società
Nel caso in cui l’azienda è già esistente viene visualizzato un messaggio di conferma per associarla ugualmente: questo per gestire il caso in cui l’azienda è condivisa tra più gestionali HoReCa aventi la stessa partita iva. Ogni gestionale dovrà avere la propria serie fattura per poter essere distinta.
Creata l’azienda all’interno dell’infrastruttura cloud, si dovranno scaricare i documenti di delega (tramite Scarica delega) precompilati che devono essere stampati, firmati e inviati al soggetto da delegare.
Da questo momento sarà possibile gestire i documenti da inviare alla Pubblica Amministrazione. Tuttavia, fino a quando il soggetto delegato non riceve le deleghe firmate, le fatture eventualmente emesse non vengono trasmesse allla PA ma trattenute sui server del soggetto incaricato.
Per la configurazione dei dati e l’emissione della fattura PA vedere paragrafo precedente.
Il campo STATO di sola visualizzazione che appare evidenzia quattro diversi contesti:
| STATO | CONTESTO |
| Da registrare | Non è ancora avvenuta la registrazione al sito del soggetto delegato. |
| Azienda creata attesa Delega | Una volta inseriti i campi Login e Password, proseguendo con la procedura guidata verrà eseguita la creazione dell’azienda all’interno del sito del soggetto delegato tramite il riconoscimento della Partita Iva. Se l’operazione termina correttamente viene impostato questo stato. |
| Az.creata + Delega | Una volta creata l’azienda sul sito del soggetto delegato, è possibile scaricare i documenti di delega e viene impostato questo stato. I documenti di delega che vanno firmati e inviati al soggetto esterno secondo gli accordi commerciali. Da questo momento sarà possibile gestire i documenti da inviare alla PA. Tuttavia, fino a quando il soggetto delegato non riceve le deleghe firmate, le fatture eventualmente emesse non vengono trasmesse alla Pubblica Amministrazione ma trattenute sui server del soggetto incaricato. |
INVIO DELLA DELEGA
La modulistica contrattuale necessaria all’adesione ai servizi DEVE ESSERE firmata digitalmente: invitiamo pertanto a sottoscrivere ed inviare a Passepartout tramite lettera raccomandata o PEC firmata digitalmente, all'indirizzo servizi.passepartout@pec.it
GESTIONE DOCUMENTO
Il documento di tipo Fattura PA archiviato sarà visibile come una normale Fattura in “Elabora Documenti Emessi” e flag “Visualizza solo fatture pubbliche amministrazione” attivo in maschera, da dove sarà possibile effettuare la trasmissione e scaricare le ricevute.
In Impostazioni – “Attività automatiche” è presente l’attività “Controllo Fatture PA” che permette di aggiornare in automatico lo stato della fattura PA senza dover ogni volta entrare in Elabora Documenti Emessi.
Gli stati possibili in cui si può trovare un documento sono i seguenti.
Da trasmettere: il documento è stato generato ma non ancora inviato allo Sdi. E’ il caso dell’azienda che ha attivato la modalità “Trasmissione e conservazione Passepartout” ma con trasmissione differita, o di aziende con Trasmittente Fattura PA impostato ad A/I.
Trasmesso: il documento è stato trasmetto allo Sdi tramite la modalità “Trasmissione e conservazione Passepartout”, oppure, in caso di Trasmittente Fattura PA impostato ad A/I, il file è stato firmato e trasmesso mediante la funzione di Docuvision “Cruscotto fatture PA”.
Scartato: il file non risulta formalmente corretto per lo Sdi che ha rilasciato una notifica di scarto (NS) ora allegata al documento.
Consegnato: il documento è stato inviato correttamente allo Sdi che lo ha ritenuto formalmente corretto; al file è stata associata una notifica di consegna (RC).
Accettato: il documento, oltre ad aver superato i controlli formali dello Sdi, è stato accettato dalla Pubblica Amministrazione in quanto ha superato la verifica dei contenuti; al file è stata associata una notifica esito corretta (NE contenente EC01).
Rifiutato: il documento ha superato i controlli formali dello Sdi, ma non è stato accettato dalla Pubblica Amministrazione poiché non ritenuto idoneo nei contenuti; al file è stata associata una notifica esito non corretta (NE contenente EC02).
Decorsi i termini: il documento è stato inviato allo Sdi ma la Pubblica Amministrazione non ha comunicato di averlo accettato o rifiutato entro 15 giorni; è stata quindi allegata una notifica di decorso i termini (DT).
Mancata consegna: non è stato possibile recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione, e al documento si è allegata la notifica di mancata consegna (MC) ricevuta dallo Sdi.
Impossibile recapito: lo Sdi non riesce a contattare la Pubblica Amministrazione per inviare il file; al documento è allegata una notifica di non recapito (AT).
Se il documento si trova in stato Trasmesso, è attivo il pulsante che consente di importare e successivamente visualizzare, in elenco, le ricevute disponibili per quel documento.
Il pulsante “Anteprima Fattura” consente di visualizzare la fattura tramite foglio di stiole.
Tramite il pulsante “Scarica Fattura” è possibile scaricare l’xml della fattura, mentre con il doppio click sulla riga è possibile scaricare l’xml della ricevuta oppure visualizzare l’anteprima foglio di stile della stessa.
